Три главных финансовых отчета, которые должен знать каждый предприниматель

Бизнес — это сложная система, в которой много составляющих. Предприниматель управляет продажами, развивает продукт, настраивает маркетинг и руководит сотрудниками. Части системы взаимосвязаны — без маркетинга не будет продаж, без персонала некому развивать продукт. Взаимосвязи в бизнесе бывает сложно отследить и оценить. Но все они находят свое отражение в финансах — крови бизнеса, которая помогает двигать его вперед.

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают для государства, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Управлять финансами нужно осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны:

• Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия — кажется, что он может безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.
• Чтобы принимать взвешенные решения. Без отчетности предприниматель действует вслепую — идет в неизвестность и полагается только на свое чутье. Иногда риск оправдан, но в перспективе выигрывает холодный расчет и рациональность.
• Чтобы видеть свой бизнес целиком. Для многих предпринимателей компания — это эфемерная сущность. Есть сотрудники, офис, склады и товар. Но все это живет в параллельных измерениях. Отчетность помогает свести все к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

ДДС или отчет о движении денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств, или ДДС.

Пример из практики

Компания, занимающаяся ремонтом нежилых помещений, одновременно работает на нескольких объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов, приходится давать отсрочку. Предприниматель фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Что показывает ДДС

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период. ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Пример отчета ДДС

ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках, или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L — от английского «Profit & Loss».

Пример из практики

Интернет-магазин растет — предприниматель видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличиваются, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так выяснилось, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому сотрудников перевели на удаленную работу, и этим увеличили маржинальность компании.

Что показывает ОПУ

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает. Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчет помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идет хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Пример отчета ОПУ

Балансовый отчет

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность, или Баланс.

Пример из практики

Предприниматель закупает в Китае товары и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на другой, более популярный товар. Чтобы сыграть на спросе, придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Что показывает Баланс

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени. В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, за счет которых она живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль.

Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты. У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны, у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Пример балансового отчета

Резюме

• Отчетность помогает не совершать ошибок, выступает базой управленческих решений и дает предпринимателю возможность увидеть бизнес целиком.
• Отчет о движении денежных средств (ДДС) помогает увидеть, куда уходят деньги, разложить по полочкам все статьи доходов и расходов.
• Отчет о прибылях и убытках (ОПУ) помогает соотнести обязательства и понять, как бизнес зарабатывает деньги.
• Балансовый отчет (Баланс) — это срез бизнеса на определенную дату. Он помогает соотнести ликвидность активов и срочность пассивов.

Ключевые выводы:

• Три главных финансовых отчета — ДДС, ОПУ и Баланс — дают полную картину финансового состояния бизнеса.
• ДДС показывает движение денег, ОПУ — прибыльность, Баланс — структуру активов и пассивов.
• Ведение этих отчетов помогает принимать взвешенные решения, избегать кассовых разрывов и видеть бизнес целиком.
• Регулярный финансовый учет — это основа успешного управления компанией.